A digitalizáció elkerülhetetlen a vállalati dokumentumkezelésben a Xerox szakértője szerint
A digitalizáció és a mobilizáció kell, hogy kapja a legnagyobb hangsúlyt a dokumentumkezelésben a kis-és középvállalkozásoknál – véli a Xerox kkv-s szakértője, Darren Cassidy, aki szerint mindezek a jövőben a költségcsökkentés és a hatékonyságnövelés legfontosabb elemeivé válhatnak cégmérettől függetlenül.
Egyre többen eszmélnek rá arra, a kkv szektoron belül is, hogy a papírigényes folyamatok mérséklésével a vállalkozások jelentős megtakarításokat érhetnek el. Ez fontos felismerés, azonban nem mindegy, hogyan menedzselik ezt az átalakítást a cégek házon belül. Hiszen csak a kinyomtatott papírok mennyiségi korlátozásával nem gyorsulnak fel a folyamatok, és a kiadások sem csappannak meg számottevően – hangsúlyozza a Xerox szakértője. Cassidy szerint muszáj komplexen kezelni a digitális transzformációt és sokkal inkább a papíralapú folyamatok, valamint a digitális munkamenet egyensúlyának megteremtésére érdemes törekedni. A nyomtatók számának optimalizálása mellett az automatizált digitális munkafolyamatok kialakítására kell összpontosítani. Ez utóbbiakkal a produktivitás szignifikánsan növelhető, aminek köszönhetően a vállalkozások jövedelmezősége is gyarapszik.
Mindehhez érdemes a vállalkozásoknak szakértő partnert segítségül hívniuk, amely felmérve az igényeket, kialakítja a cégre szabott vállalati dokumentumkezelési rendszert. A Xerox legutóbbi, több mint ezer amerikai és európai vállalat körében végzett kutatása szerint a megkérdezett kis-és középvállalkozások körében egyre népszerűbbek az optimalizált nyomtatási rendszer működtetését lehetővé tevő menedzselt nyomtatási szolgáltatások (MPS). A válaszadók 42 százalékának már van ilyen szolgáltatásra vonatkozó szerződése, míg 40 százaléknak szándékában áll MPS együttműködést kötni egy éven belül. „Nem kétséges, hogy jelenleg az MPS a legegyszerűbb módja a vállalati nyomtatási környezet racionalizálásának, és ezzel együtt a költséghatékony, biztonságos dokumentum menedzsment folyamatok megteremtésének.” – mondja Darren Cassidy.
A digitalizáció óriási előnye, hogy a dokumentumok egyszerre többek számára elérhetővé válnak és ezzel párhuzamosan a hozzájuk kapcsolódó feladatok elvégzése is felgyorsul, kiiktatva a lassú és drága manuális műveleteket, vagy a biztonsági kockázatokat. Utóbbi kapcsán a Xerox szakértője úgy látja, hogy a digitalizált dokumentumok védelme ma már a lehető legmagasabb színvonalon megoldható, szemben a kinyomtatott anyagokéval. A Xerox-nál a proaktív adatvédelemmel ellátott, Cisco és McAfee technológián alapuló megoldásokkal többek között megelőzhetőek a jogosulatlan hozzáférések, kiszűrhetőek a vírus-és egyéb károkozók fenyegetései, titkosíthatóak az adatátvitelek a többfunkciós nyomtatók és a külső tárhelyről működő levelezőszerverek között, illetve a felhasználók által használt dokumentumok, fájlok is.
Mindezek kiterjeszthetőek a mobil eszközökre is, miután a jelenlegi trendek szerint egyre jellemzőbbé válik, hogy a dolgozók már nem csupán az irodában ülve végzik el a feladataikat, hanem akár utazás közben, vagy éppen egy másik helyszínen zajló tárgyalás előtt. Ennek megfelelően a Xerox várakozásai szerint az elkövetkező időkben dinamikusan bővül a mobil nyomtatást használók köre is, akik számára a mobil nyomtatási szolgáltatások kiemelt fontosságúvá válnak a munkájuk gördülékeny menedzselése érdekében.
Kapcsolódó cikkek
- Jelentős fejlesztések a digitális gazdaságban
- Új felsővezetőkkel vág neki a jövő évnek az átalakuló Xerox
- Az edukáció revolúciója
- Szupergyors hordozható üzleti szkennerek
- A HP a világ legbiztonságosabb menedzselt nyomtatási szolgáltatását fejleszti
- IT szakemberek ingyenes képzése a digitális transzformáció kapcsán a Microsoftnál
- Így spórolhatna milliárdokat a magyar közigazgatás
- Új alapokra helyezi a kis irodák dokumentumkezelési rendszerét a Xerox
- A legtöbb vállalat örökre elbúcsúzna a papírhasználattól
- Minden közösségi mutatóján javított a Xerox az elmúlt évben
Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI
Új jelölés lesz a fenntarthatóság ismérve
Új minősítési kategóriát hozott létre a Siemens az EcoTech megjelöléssel, amivel az iparban, az energiaelosztásban használatos termékeinek fenntarthatósági jellemzőiről ad átfogó képet. Segítségével a vásárlók könnyen megtalálják a számukra egyszerre előnyös és környezetbarát megoldásokat.
A Schneider Electric együttműködik a WageIndicator Foundationnel
Becslések szerint világszinten a munkavállalók mintegy egyharmada kevesebbet keres, mint amennyi a nyugodt, tisztességes megélhetése biztosításához elegendő. A helyzet javítása érdekében összefogásra van szükség, ennek jegyében a Schneider Electric három évre szóló partnerségi megállapodást kötött a WageIndicator Foundation nevű szervezettel.
Díjnyertes Samsung klímamegoldások az MCE 2024-en
A Samsung Electronics Air Conditioner Europe (SEACE) legújabb fejlesztéseivel és termékeivel vett részt a 2024-es Mostra Convegno Expocomfort (MCE) hűtés-fűtéstechnikai szakkiállításon. Az MCE kiváló lehetőséget nyújt arra, hogy a vállalat bemutathassa mind a lakossági, mind a kereskedelmi termék- és szolgáltatáskínálatát a HVAC+R* területén, amelyeket a kényelem és az összekapcsolhatóság vezérel. A szakkiállításon a Samsung tovább erősíthette iparági pozícióját, a termékeket MCE Kiválósági díjakkal ismerték el, illetve a 2024-es Év Terméke díjat is elnyerte a vállalat.